Il punto di partenza: un’organizzazione che dipendeva da poche persone
Lo studio della Dott.ssa Paola Floridi a Città di Castello, con una forte vocazione pediatrica, era molto apprezzato dai pazienti, ma l’organizzazione dipendeva dalla titolare e da una sola collaboratrice. Front e back office avevano compiti sovrapposti, sconti e pagamenti venivano decisi caso per caso e il gestionale veniva usato solo in parte: mancava un quadro chiaro e aggiornato dei dati dello studio e non era definito chi fosse responsabile dei singoli processi.
L’intervento: percorso paziente, ruoli e procedure
Apollonia Consulting ha ridisegnato insieme al team il percorso del paziente, dalla prima telefonata alla presentazione del piano di cura, e ha introdotto un nuovo organigramma con tre aree di responsabilità, mansionari e KPI per ruolo. Ha standardizzato le regole di pagamento e l’uso del gestionale da parte di ogni figura, raccolto i protocolli in un archivio consultabile con l’intelligenza artificiale e formato una nuova figura di coordinamento tra team e titolare.
Il risultato: procedure chiare e numeri sotto controllo ogni mese
Oggi ogni persona ha un ruolo scritto, procedure chiare da seguire e la responsabilità di uno o più processi dello studio. Il gestionale, usato in modo completo da tutto il team, restituisce ogni mese un quadro chiaro dei dati, e ciascuna figura produce la propria reportistica: così la titolare ha sotto controllo tutti i numeri dello studio senza doverli ricostruire, e sa sempre a chi fare riferimento per ogni attività.